home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Shareware / Business Shareware.iso / start / finance / medlin / readme.doc < prev   
Text File  |  1992-12-29  |  9KB  |  192 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                GENERAL INSTRUCTIONS FOR MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE
  6.  
  7.  
  8.              This disk contains the five programs of the Medlin Accounting
  9.         Shareware System:
  10.  
  11.              PC-GL    Double Entry General Ledger
  12.              PC-AR    Accounts Receivable
  13.              PC-PR    Payroll Writing
  14.              PC-AP    Accounts Payable
  15.              PCINV    Invoice Writing
  16.  
  17.              Registration is $25 for the PCINV program and $35 each for the
  18.         other programs.  The registration fee entitles you to telephone
  19.         support and a configuration program to change several parameters of
  20.         the program.  Send a check to:
  21.  
  22.                        Jerry Medlin
  23.                        1461 Sproul Ave.
  24.                        Napa, CA.  94559
  25.  
  26.              The order form is at the end of this manual.  To charge, call
  27.         (707) 255-4475 between the hours of 8AM to 6PM, Pacific time.  We
  28.         accept Master Card and Visa.  You may also fax the order form to
  29.         707-255-9266.
  30.  
  31.         INSTALLING THE PROGRAMS
  32.  
  33.         All of the programs should be copied to a single floppy disk or to
  34.         a single sub directory of your hard disk.  We suggest the sub
  35.         directory name ACCT, although you can use any other name of your
  36.         choosing.
  37.  
  38.         COMMAND LINE OPTIONS
  39.  
  40.              The configuration programs available to registered users allow
  41.         you to specify a data path and colors for each program.  You may
  42.         also specify the desired data path and colors by adding them to the
  43.         command line separated by blank spaces.  The commands are in the
  44.         following order:  DATA PATH, BORDER COLOR, DATA COLOR, PROMPT COLOR
  45.         AND BACKGROUND COLOR.  For example, if you run PC-GL by typing:
  46.         PC-GL B: 3 14 10 1
  47.         The program looks for data on the B: drive and uses Cyan borders,
  48.         Yellow data, Light Green prompts with a Blue background.
  49.  
  50.              The programs always default to the color mode if you have a
  51.         color board in your computer.  Adding /bw to the command line will
  52.         force the programs to run without colors if your computer has a
  53.         color or graphics board and a monochrome monitor.
  54.  
  55.              Putting the data path on the command line can be used to run
  56.         multiple clients or businesses.  You can put each business on a
  57.         separate floppy disk and then run the program by typing:    PC-GL
  58.         A:
  59.  
  60.  
  61.              On a hard disk, you may put each business in a separate
  62.         subdirectory and place the subdirectory name on the command line.
  63.         For instance if you had a business named SMITH and a business named
  64.         JONES you could make a separate subdirectory for each business
  65.         under the ACCT subdirectory.  Then, when you run the program by
  66.         typing:    PC-GL SMITH
  67.         the program would read and write data to the SMITH subdirectory.
  68.         If you don't understand what a subdirectory is on a hard disk, you
  69.         may wish to read your DOS manual a bit first.
  70.  
  71.         INTEGRATING THE PROGRAMS
  72.  
  73.              With the exception of PC-AP and PCINV, the programs are not
  74.         "integrated".  This means to get the sales totals from the Accounts
  75.         Receivable program to the General Ledger program you must make a
  76.         journal entry.  Likewise, the payroll totals need to be entered
  77.         each month into the general ledger program.  Once you are familiar
  78.         with the programs, this takes only a few minutes per month, and is
  79.         more convenient than having all of the sales and payroll detail
  80.         transferred to the general ledger program automatically.  The PC-GL
  81.         manual includes a section on posting payroll and sales data to the
  82.         General Ledger.
  83.  
  84.  
  85.         POP-UP CALCULATOR
  86.  
  87.              All Medlin Accounting programs have a built in four function
  88.         pop-up calculator that works like a standard pocket calculator (if
  89.         there is such a thing).  Press the F10 key and a small box will
  90.         appear in the lower right of your screen.  Enter a number and use
  91.         the +, -, *, or / keys to add, subtract, multiply or divide.  If
  92.         you call the calculator from a numerical entry field, (when
  93.         _________.__ is displayed), the calculated amount may be plugged
  94.         into the entry field.  Press the Enter key twice when leaving the
  95.         pop-up calculator to plug the calculated amount.
  96.  
  97.         THE MEDLIN MENU PROGRAM
  98.  
  99.              The menu program will allow you to run all of the MEDLIN
  100.         ACCOUNTING SHAREWARE programs you have installed from a simple
  101.         menu.  Use the VIEWDOC program to install the MEDLIN MENU PROGRAM
  102.         on the directory or disk where the programs are installed.  If
  103.         installed on a hard disk, a small batch file called MEDLIN will be
  104.         created in the root directory of your hard disk.  You may then run
  105.         MEDLIN by typing MEDLIN from the root directory or from the
  106.         directory where the programs are installed.
  107.  
  108.              Using the menu program will reduce the capacity of other
  109.         programs slightly.  So, if you are running PC-AR with a large
  110.         customer list, you should probably not use the menu program.
  111.  
  112.         THE KEYBOARD
  113.  
  114.              The programs make liberal use of the PC's ten key pad for both
  115.         numbers and commands.  At some places in the programs, the 10 key
  116.         pad produces numbers and at other times the 10 key pad produces
  117.         directional commands.  The programs disregard the Num Lock status,
  118.         so it is unnecessary to turn your Num Lock on and off as you switch
  119.         from arrow keys to numbers.  The 10 key pad will produce numbers or
  120.         commands depending on what is needed at that point in the program.
  121.         One slight side effect of this process is that for keyboards having
  122.         separate arrow keys, pressing the arrow keys will produce numbers
  123.         at times when the arrow keys are not needed.
  124.  
  125.              These programs have been developed and refined over a period
  126.         of six years.  I'm sure you'll find them better than anything else
  127.         available.  So, relax, take a deep breath and get your books in
  128.         order.
  129.  
  130.  
  131.                                        ****
  132.  
  133.  
  134.              This program is produced by a member of the Association of
  135.         Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the
  136.         shareware principle works for you. If you are unable to resolve a
  137.         shareware-related problem with an ASP member by contacting the
  138.         member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can
  139.         help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does
  140.         not provide technical support for members' products. Please write
  141.         to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442-9427 or
  142.         send a Compuserve message via CompuServe Mail to ASP Ombudsman
  143.         70007,3536.  FAX: (616) 788-2765.
  144.  
  145.         MEDLIN ACCOUNTING SHAREWARE    Remit to:  Jerry Medlin
  146.                  ORDER FORM                        1461 Sproul Ave.
  147.                                                    Napa, CA.  94559
  148.                        Phone: 707-255-4475         Fax: 707-255-9266
  149.  
  150.         PC-GL General Ledger Program            ($35)      ________
  151.  
  152.         PC-AR Accounts Receivable Program       ($35)      ________
  153.  
  154.         PC-PR Payroll Writing Program           ($35)      ________
  155.  
  156.         PC-AP Accounts Payable Program          ($35)      ________
  157.  
  158.         PCINV Invoice Writing (requires PC-AR)  ($25)      ________           
  159.              
  160.         CA Residents add Sales Tax                         ________
  161.  
  162.              Total Enclosed                                ________
  163.  
  164.         Name:   ________________________________________________________
  165.  
  166.         Company:________________________________________________________
  167.  
  168.         Address:________________________________________________________
  169.  
  170.         City:   __________________________ State _______ Zip ___________
  171.  
  172.         Check one:   5.25 inch OK? ____ or 3.5 inch disk required? ____
  173.  
  174.         Payment by:   Check _____   MC _____  VISA _____
  175.  
  176.         Card no.:  _____________________________________________________
  177.  
  178.         Expiration: _______________    Phone ___________________________
  179.  
  180.         Cardholder
  181.         Name      ______________________________________________________
  182.  
  183.         Cardholder
  184.         Signature  _____________________________________________________
  185.  
  186.  
  187.         Where did you get our program? _________________________________
  188.  
  189.         Sorry, no CODs or Purchase Orders.
  190.         Latest version of all five programs and configuration programs for
  191.         registered programs will be mailed by First Class Mail.
  192.